Es fácil dejarse llevar por las tareas diarias de una franquicia y olvidar la parte financiera. Gestionar una franquicia implica coordinar al equipo, mantener el inventario en orden y conseguir que los clientes vuelvan.

Y aunque el presupuesto no sea lo más emocionante del negocio, dominarlo es una habilidad clave que puede marcar la diferencia entre una franquicia rentable y una que no lo es.

En esta entrada te explicamos cómo elaborar un presupuesto claro que mantenga el flujo de caja estable y tu franquicia en positivo.

Puntos Clave

• Conocer tu punto de equilibrio y los costes unitarios es esencial para detectar fugas de rentabilidad a tiempo; usa datos reales de tu ubicación, no presupuestos genéricos.
  
  

• Revisar tu presupuesto cada mes y comparar gastos reales vs. previstos te permite anticipar problemas de liquidez y corregir desviaciones antes de que afecten al flujo de caja.
  
  

• Mantente alerta ante focos comunes de pérdida: marketing local ineficaz, exceso de inventario, alta rotación de personal y promociones agresivas, factores que pueden agotar tu rentabilidad si no los controlas.
  
  

Empieza por lo Básico: Conoce tus Números

Ya has conseguido la financiación y has pagado el canon de entrada. Ahora toca asegurarte de que podrás cubrir tus gastos diarios. Antes de elaborar un presupuesto sólido, necesitas tener claros tus números clave. Un presupuesto bien diseñado marca la diferencia.

Para empezar, divide todos los gastos en dos tipos:

• Gastos fijos: se mantienen estables independientemente de las ventas. Incluyen el alquiler o hipoteca del local, las regalías, el seguro, los salarios base y las tasas periódicas del franquiciador.

• Gastos variables: cambian en función del volumen de ventas. Aquí entran las compras de stock, los sueldos por horas, el embalaje y los suministros. Si tu franquicia tiene estacionalidad, planifica tanto los meses fuertes como los más flojos.
  
  

Calcula tu Punto de Equilibrio

Uno de los primeros cálculos que todo franquiciado debería hacer es el punto de equilibrio. Este indicador te muestra cuánto necesitas vender para cubrir todos los costes sin generar pérdidas.

Aunque el objetivo final sea obtener beneficios, conocer este dato te permite saber cuál es el nivel mínimo de ingresos que necesitas para cubrir alquiler, nóminas, regalías, tasas del franquiciador y demás gastos operativos.

¿Cómo Calcular tu Punto de Equilibrio?

Existen dos formas de calcular el punto de equilibrio: por unidades vendidas o por importe total de ventas.

Para calcularlo por unidades, divide tus costes fijos (alquiler, seguros, salarios, regalías) entre el beneficio que obtienes por cada venta una vez descontados los costes variables (materias primas, envases, mano de obra, entre otros).

Fórmula:

Punto de equilibrio (unidades) = Costes fijos ÷ (Precio por unidad – Coste variable por unidad)

Si prefieres calcularlo por ventas totales, usa el margen de contribución. Este margen indica qué porcentaje de cada euro vendido se destina a cubrir los costes fijos (una vez cubiertos los variables).

Fórmula:

Punto de equilibrio (ventas) = Costes fijos ÷ Margen de contribución

Ejemplo práctico:

Imagina que gestionas una franquicia de batidos.

• Tus costes fijos mensuales (alquiler, salarios y tasas del franquiciador) suman 5.000 €.

• Cada batido cuesta 2 € en ingredientes y envases (coste variable) y lo vendes a 7 €. Tu margen de contribución por batido es de 5 €.
  
  

Para alcanzar el punto de equilibrio, necesitarías vender 1.000 batidos al mes. A partir de ahí, cada venta empieza a generar un beneficio real.

Controla tus Ingresos y Gastos

Un buen presupuesto solo funciona si controlas y revisas tus cifras con regularidad. Confiar en la memoria es el camino más rápido hacia facturas sorpresa.

Establece una rutina para revisar tus números. Lo ideal es hacerlo cada semana, aunque una vez al mes es el mínimo recomendable.

Revisa estos puntos:

• Ventas: analiza los resultados por categoría si tienes varios productos o servicios.

• Comparativas: compara tus ventas con las del mes anterior, el año pasado o con los objetivos del franquiciador.

• Gastos: vigila inventario, personal, suministros y marketing. Si algún coste aumenta, detecta la causa pronto.
  
  

Genera un Informe de Pérdidas y Ganancias con un programa contable. Este informe muestra si tus ingresos realmente cubren los gastos. Muchos franquiciados cumplen sus objetivos de ventas, pero pierden rentabilidad porque los costes crecen demasiado.

Recuerda que las regalías suelen calcularse sobre tus ingresos, no sobre tus beneficios, así que mantener los gastos controlados es clave.

Por último, no descuides tu flujo de caja. Aunque el negocio sea rentable en papel, puedes quedarte sin liquidez si las facturas vencen antes de que entren los cobros. Te recomendamos hacer un seguimiento de:

• Fechas de entrada y salida del dinero.

• Tendencias de flujo de caja, usando una hoja de cálculo o cualquier herramienta financiera que te resulte práctica y fiable.
  
  

Crea un Presupuesto Realista y que Puedas Cumplir

Un presupuesto solo sirve si refleja cómo funciona realmente tu franquicia. Muchos franquiciados elaboran uno genérico y se preguntan por qué se descontrola a los tres meses.

Un consejo básico: añade un margen de seguridad en los costes variables. En la práctica, los precios cambian, hay devoluciones y las rotaciones de personal pueden obligarte a contratar ayuda extra. Ese pequeño colchón financiero te protege frente a imprevistos.

Siempre conviene “sobreestimar” los gastos. Así estarás preparado/a para cualquier variación inesperada y evitarás tensiones de tesorería.

Y recuerda: el Excel más completo del mundo no sirve de nada si no lo usas. A menudo, las soluciones más efectivas son las más simples. Te recomendamos:

• Usar una hoja de cálculo sencilla, con partidas claras que entiendas bien.

• Comparar cada mes tus gastos reales con los previstos, para detectar desviaciones a tiempo.

• Proyectar el mes siguiente, no solo mirar lo ya gastado. Un presupuesto útil anticipa escenarios.
  
  

Detecta tendencias: si sabes que se acerca tu temporada alta, planifica más stock y más horas de personal, pero controla de cerca la rentabilidad para no excederte.

Gastos que Pueden Reducir Silenciosamente la Rentabilidad de tu Franquicia

Aunque gestiones bien tu franquicia, pequeños errores de presupuesto pueden hacer que pierdas dinero. Con las operaciones diarias ocupando casi todo tu tiempo, es fácil que el control financiero quede en segundo plano.

Marketing Local Ineficaz

Atraer clientes es esencial, pero invertir en publicidad que no genera resultados es una de las formas más rápidas de perder dinero. El problema es seguir gastando en campañas que no ofrecen retorno.

¿Qué hacer en su lugar?

• Prueba con inversiones pequeñas. Lanza primero anuncios locales en Google o una pequeña campaña de correo directo y mide resultados.

• Mide cada promoción. Usa códigos o descuentos específicos para saber qué campañas funcionan realmente.

• Comparte experiencias. Habla con otros franquiciados de la red, muchas de las mejores ideas de marketing local salen de ellos.
  
  

Exceso de Inventario

Tener stock de sobra parece seguro hasta que acaba siendo dinero inmovilizado. Quizá compraste grandes volúmenes por una oferta del proveedor, pero meses después el almacén está lleno de productos que no se venden.

El problema: tu dinero queda bloqueado en productos parados, y te falta liquidez para gastos realmente importantes.

¿Qué hacer en su lugar?

• Analiza las tendencias de ventas antes de reponer. No compres grandes volúmenes si no tienes certeza de que se venderán.

• Elimina el stock muerto cuanto antes. Es mejor aplicar descuentos que dejar que los productos pierdan valor.

• Planifica según la temporada. Ajusta tus pedidos a la demanda real de cada periodo.
  
  

Costes de Personal y Rotación

Pocas cosas afectan tanto a la rentabilidad como tener que contratar y formar personal constantemente. Una alta rotación puede convertirse en un problema serio.

Pierdes tiempo y recursos en procesos de selección, formación y corrección de errores, mientras el servicio se resiente y el equipo más veterano se sobrecarga.

¿Qué hacer en su lugar?

• Valora al buen personal. Fórmales en varias funciones para que puedan adaptarse y evitar la monotonía.

• Identifica las causas de la rotación. A veces basta con ajustar los turnos o dar más feedback.

• Cuida la motivación. Detalles simples como un almuerzo de equipo, un reconocimiento público o pequeños incentivos por objetivos pueden marcar la diferencia.
  
  

Abusar de las Promociones

Los descuentos pueden aumentar las ventas, pero si se aplican con demasiada frecuencia, erosionan los márgenes.

Por ejemplo, un 10% de descuento en un producto con un 30% de margen elimina un tercio del beneficio por unidad. Para compensarlo, tendrías que vender un 50% más.

El problema: los clientes se acostumbran a esperar rebajas y dejan de pagar el precio completo.

¿Qué hacer en su lugar?

• Usa las promociones para liquidar stock lento, no para tus productos más rentables.

• Crea packs o combinaciones que mantengan el margen.

• Define un objetivo claro para cada campaña, aumentar el tráfico en temporada baja o dar salida a un producto concreto.
  
  

Condiciones Desfavorables con Proveedores

Los contratos con proveedores pueden convertirse en “asesinos silenciosos” de la rentabilidad si no se revisan.

En la mayoría de los casos, los contratos los establece el franquiciador, pero eso no significa que no debas revisarlos. Si detectas que las condiciones perjudican tus márgenes, comunícalo y busca una revisión.

El problema: plazos de pago poco flexibles, pedidos mínimos elevados o comisiones ocultas.

¿Qué hacer en su lugar?

• Revisa los contratos una vez al año junto con tu abogado/a para detectar posibles riesgos.

• Compara proveedores o consulta con el franquiciador si puede ayudarte a renegociar condiciones.

• Ajusta los plazos de pago para alinearlos con tu flujo de caja y evitar tensiones en meses lentos.
  
  

Consejos para Mantener tu Presupuesto Bajo Control Mes a Mes

Un presupuesto solo funciona si lo revisas con regularidad. Para evitar sustos financieros, sigue estas pautas básicas.

Revisa tu Presupuesto Cada Mes

Dedica al menos una jornada al mes a analizar tus cifras. Pregúntate: ¿qué planificaste gastar? ¿Cuánto gastaste realmente? ¿Qué funcionó mejor de lo previsto y qué no?

Los pequeños desajustes son normales, pero si los detectas pronto, no supondrán un problema.

Si los dejas pasar seis meses, tendrás que tapar un agujero mucho mayor.

Controla tus Gastos en Tiempo Real

No te fíes de las estimaciones. Es fácil pensar que has gastado menos que el mes anterior, y descubrir al revisar los datos que estás en negativo.

Por eso conviene usar una herramienta de seguimiento en tiempo real, que te permita ver cómo evoluciona el gasto día a día.

Define un Presupuesto de Marketing y Cúmplelo

Crear y seguir un Plan de Marketing como franquiciado puede ser complicado. Es tentador pensar: “gastemos un poco más para atraer clientes”, pero ese hábito puede desequilibrar tus cuentas.

Establece una cantidad fija mensual y respétala. Prueba, mide y elimina lo que no funciona. Si has decidido invertir 500 € al mes en marketing, ajústate a esa cifra y céntrate en maximizar el retorno de la inversión (ROI).

Crea un Fondo de Reserva para Gastos Imprevistos

Por muy sólido que sea tu plan, siempre pueden surgir imprevistos. Una máquina se avería, un pedido llega tarde o un empleado deja el puesto de repente.

Los franquiciados prudentes cuentan con un colchón financiero para cubrir estos gastos inesperados.

Tener ese margen te evita recurrir a créditos o tarjetas cuando algo se tuerce, y te da margen para reaccionar sin comprometer la rentabilidad.

Revisa Periódicamente tus Suscripciones y Costes de Proveedores

Casi el 30% de las aplicaciones y servicios contratados no se usan nunca, lo que supone dinero perdido mes a mes.

Haz una revisión trimestral rápida:

• ¿Sigues utilizando todas las herramientas o suscripciones activas?

• ¿Existen alternativas más baratas o eficientes?

• ¿Algún contrato podría renegociarse o cancelarse?
  
  

Estos pequeños ajustes pueden liberar una cantidad considerable de recursos.

Automatiza lo que Puedas (Sin Desentenderte)

Automatizar tareas como la nómina, la facturación o el control básico del inventario puede reducir considerablemente el trabajo manual y por consecuencia la posibilidad de errores.

Aunque requiere una inversión inicial, te permite dedicar más tiempo a decisiones estratégicas.

Eso sí, la automatización no sustituye la supervisión. Revisa los datos con frecuencia para comprobar que todo encaja. El sistema ayuda a mantener el control, pero tú debes seguir al mando.

Colabora con tu Franquiciador o Asesores Especializados

Una de las mayores ventajas de formar parte de una franquicia es que no estás solo/a. Aprovecha el soporte del franquiciador para mantener tu presupuesto bajo control.

Pídeles presupuestos reales de otros franquiciados, te ayudarán a entender los costes mensuales habituales y a ajustar tus previsiones con mayor precisión.

También puedes participar en grupos de franquiciados o foros del sector. Los consejos prácticos de otros operadores suelen ser una de las fuentes de aprendizaje más valiosas.

Si necesitas apoyo adicional, considera contar con un asesor financiero o contable especializado en franquicias, que conozca el modelo y su estructura de costes.

En resumen, no tienes por qué diseñar tu presupuesto en solitario. Aprovecha todos los recursos del sistema de franquicia, desde la formación inicial hasta las sesiones personalizadas con la central.

Protege la Rentabilidad de tu Franquicia

Un buen presupuesto no resolverá todos los desafíos de tu negocio, pero sí te dará control y capacidad de decisión para anticipar problemas financieros.

Si quieres seguir aprendiendo cómo gestionar tu franquicia con eficacia o comparar distintas oportunidades, en Rolty te ofrecemos datos claros y herramientas para tomar decisiones informadas y mantener tu inversión de la mejor forma posible.